విషయ సూచిక:
సెంట్రల్ ఇన్-బాక్స్ అన్ని ఇన్కమింగ్ కాగితాలకు ఒక స్థలాన్ని కేటాయించండి - మెయిల్, రశీదులు, పాఠశాల పేపర్లు, ఫ్లైయర్స్, ప్రతిదీ. ఒకే స్టాక్, ఇది గణనీయమైనది అయినప్పటికీ, ఇంటి చుట్టూ పుట్టగొడుగులను కొట్టే అనేక చిన్న వాటిని కొడుతుంది.
చర్య ఫైల్ శ్రద్ధ అవసరం వస్తువులను లాగడానికి ప్రతిరోజూ మీ ఇన్-బాక్స్ ద్వారా వెళ్ళండి. అత్యవసర స్థాయి ద్వారా వాటిని మూడు-భాగాల "చర్య ఫైల్" గా క్రమబద్ధీకరించండి. ఫైల్‌ను తెరిచి ఉంచండి, కాబట్టి మీరు దీన్ని తరచుగా తనిఖీ చేయడం గుర్తుంచుకోవాలి.
వేస్ట్ స్టేషన్ ఒక చిన్న ముక్క, రీసైక్లింగ్ బిన్ మరియు చెత్త డబ్బాను చేరువలో ఉంచండి, తద్వారా అవాంఛిత కాగితాన్ని ఇంట్లోకి ప్రవేశించిన వెంటనే, అది ఇన్-బాక్స్‌ను తాకే ముందు టాసు చేయవచ్చు.
ఫైల్ క్యాబినెట్ స్థలం అనుమతించినట్లయితే, చర్య అవసరం లేని పేపర్‌ల కోసం ఫైల్ క్యాబినెట్‌ను కలిగి ఉండండి, కేవలం ఆర్కైవ్ చేయండి. కాకపోతే, సులభంగా యాక్సెస్ చేయగల పెట్టె లేదా ఫోల్డర్‌లో ఫైల్ చేయడానికి పేపర్లను సేకరించండి. వాటిని నెలవారీగా దీర్ఘకాలిక నిల్వకు బదిలీ చేయండి.
ముఖ్యమైన పత్రాలను నిర్వహించండి
ఆర్గనైజర్ షార్లెట్ స్టీల్ ఆఫ్ సింప్లీ పుట్ ఆర్గనైజింగ్, శ్రద్ధ అవసరం కాగితాలను గుర్తించడం, నిల్వ చేయడం మరియు వ్యవహరించడం కోసం ఒక వివేక వ్యవస్థను కలిగి ఉంది, ఇవన్నీ రోజుకు కేవలం నిమిషాల్లో:
1. కార్యాచరణ ఫైల్‌ను సెటప్ చేయండి మీ ఆర్గనైజింగ్ స్టైల్ మరియు అందుబాటులో ఉన్న స్థలానికి ఏ రకమైన మూడు-భాగాల ఫైల్ కంటైనర్ సరిపోతుందో నిర్ణయించండి. "ఇప్పుడే చేయండి", "తరువాత చేయండి" మరియు "పెండింగ్" విభాగాలను లేబుల్ చేయండి.
చిట్కా: మీ యాక్షన్ పేపర్‌ల కోసం మీరు ఏర్పాటు చేసిన సిస్టమ్ - అకార్డియన్ ఫైల్, వైర్ డెస్క్‌టాప్ సార్టర్, స్టాక్ చేయగల డ్రాయర్లు, రంగు ఫోల్డర్‌లు - మీ ఫైలింగ్ శైలికి సరిపోలాలి. మీరు పైలర్ అయితే, పేపర్‌లతో వ్యవహరించడానికి మీకు దృశ్య రిమైండర్ అవసరం. మీరు ప్రతి వర్గంపై చర్య తీసుకోవలసిన అవసరం వచ్చినప్పుడు కార్యాలయ సరఫరా దుకాణం నుండి ప్లాస్టిక్ స్టాకింగ్ ట్రేలను క్లియర్ చేస్తుంది. మీరు ఫైలర్ అయితే, మీరు దాని స్థానంలో ఉన్న ప్రతిదాన్ని కనీస దృశ్య అయోమయంతో ఇష్టపడతారు. మూడు లేబుల్ ఫోల్డర్‌లతో అమర్చిన డెస్క్‌టాప్ ఫైల్ బాక్స్ చర్య అంశాలను సమీపంలో ఉంచుతుంది కాని చక్కగా కనిపిస్తుంది.
2. మీ ఇన్-బాక్స్‌ను క్రమబద్ధీకరించండి మీ ఇన్-బాక్స్‌లోని ప్రతి వస్తువు కోసం, మీరే ఇలా ప్రశ్నించుకోండి , తదుపరి చర్య ఏమిటి మరియు ఎప్పుడు జరగాలి? వర్గాలలో ఒకదానిలో ఫైల్ చేయమని సమాధానం మిమ్మల్ని అడుగుతుంది:
- "ఇప్పుడు చేయండి" మీరు వచ్చే వారంలో పని చేయాల్సిన ఏదైనా కలిగి ఉంటుంది. ఉదాహరణలు: చెల్లించాల్సిన బిల్లులు, అనుమతి స్లిప్‌లు, RSVP లతో పార్టీ ఆహ్వానాలు
- "తరువాత చేయండి" మీరు రాబోయే మూడు నెలల్లో పని చేయడానికి ప్లాన్ చేసిన అంశాలను కలిగి ఉంది. ఉదాహరణలు: వెకేషన్ ఫ్లైయర్స్, మీ బ్యాంక్ నుండి రీఫైనాన్స్ ఆఫర్, మీరు కొనడానికి ప్లాన్ చేసిన ఏదైనా జాబితా
- "పెండింగ్" లో మీరు ప్రతిస్పందన కోసం ఎదురు చూస్తున్న ఏదైనా ఉంటుంది. ఉదాహరణ: రాని మెయిల్-ఆర్డర్ కొనుగోలు కోసం రశీదు
మీ ఇన్-బాక్స్‌లో ఏదైనా ఏదైనా ఆర్కైవ్ లేదా రిఫరెన్స్ పేపర్ కావచ్చు. బ్యాంక్ స్టేట్మెంట్స్ వంటి ఆర్కైవ్ పేపర్లు ఫైలింగ్ క్యాబినెట్లో ఉన్నాయి. హోమ్ ఆఫీస్ లేదా? మీ గదిలో లేదా భోజనాల గదిలో ఫాబ్రిక్-డ్రాప్డ్ కన్సోల్ కింద ఫైలింగ్ క్యాబినెట్‌ను దాచండి. పన్ను సమయంలో, పాత పత్రాలను అకార్డియన్ ఫైల్‌కు తరలించడం ద్వారా రాబోయే సంవత్సరపు పత్రాలకు మార్గం చేయండి; ఆపై ఫైల్‌ను వెలుపల నిల్వకు తరలించండి.
3. మీ యాక్షన్ ఫైల్‌ను నిర్వహించండి "ఇది ఒక చేపలాగా, ప్రతిరోజూ పోషించాల్సిన అవసరం ఉన్న, జీవించే, శ్వాసించే వస్తువుగా భావించండి" అని స్టీల్ చెప్పారు. ఇన్కమింగ్ పేపర్లను మరియు మీ యాక్షన్ ఫైల్‌లో వేచి ఉన్నవారిని ఎలా ఉంచుకోవాలో ఇక్కడ ఉంది, కాబట్టి ఏమీ పగుళ్లు రాదు:
- ప్రతి రోజు లేదా రెండు: మీ ఇన్-బాక్స్ నుండి పేపర్లను చర్య ఫైల్‌లో క్రమబద్ధీకరించండి. అలాగే, మీ డౌ నౌ ఫైల్‌ను తెరిచి, ఎక్కువ సమయం-సున్నితమైన అంశాలపై వేగంగా చర్య తీసుకోండి.
- వారానికి ఒకసారి: మీ డూ లేటర్ ఫైల్‌ను సందర్శించండి మరియు మీ సిస్టమ్‌లోని ఇతర ఫైల్‌లకు లేదా రీసైక్లింగ్ బిన్‌కు వస్తువులను తరలించి, మీకు ఏమైనా చర్యలు తీసుకోండి. పెండింగ్ వద్ద చూడండి మరియు అవసరమైన విధంగా అనుసరించండి. అంశాలు తమను తాము పరిష్కరించుకున్నప్పుడు, కాగితాన్ని రీసైకిల్ చేయండి లేదా దీర్ఘకాలిక నిల్వ కోసం పక్కన పెట్టండి.
- నెలకు ఒకసారి: ఆర్కైవ్ పేపర్లను మీ దీర్ఘకాలిక నిల్వ పరిష్కారానికి తరలించండి.
ఇతర పత్రాలను ఫైల్ చేయండి
మీరు సేవ్ చేయదలిచిన ఇతర పత్రాలన్నీ మీ ఇన్-బాక్స్‌ను అడ్డుకోవటానికి లేదా ఇంటి చుట్టూ పేర్చడానికి అనుమతించవద్దు. ఈ ఆలోచనలతో వాటిని సులభంగా ఉంచండి.
మీరు చదవాలనుకుంటున్న వ్యాసాలు మీ కారు లేదా బ్యాగ్‌లో డాక్యుమెంట్ ఎన్వలప్ ఉంచండి, తద్వారా మీరు వేచి ఉన్నప్పుడు చదవవచ్చు.
మ్యాగజైన్‌ల నుండి ప్రేరణ మరియు రిఫరెన్స్ పేజీలు ఈ పేజీలను అలంకరణ ప్రేరణ లేదా విందు ఆలోచనలు వంటి ప్రతి వర్గానికి లేబుల్‌లతో అకార్డియన్ ఫైల్ ఫోల్డర్‌లో నిల్వ చేయండి.
కూపన్లు మరియు రసీదులు మీ పర్స్ లేదా కారులో డివైడర్‌లతో కూపన్ వాలెట్‌ను నిల్వ చేయండి.
పిల్లల కళ మరియు పాఠశాల పని పిల్లల పాఠశాల పనులను నిల్వ చేయడానికి సులభ షెల్ఫ్‌లో ఒక మూత పెట్టె సరైనది. వారు కీపర్లు కాదా అని మీరు నిర్ణయించుకున్నప్పుడు ఇక్కడ రోజువారీ పత్రాలను సేకరించండి.
ఇన్స్ట్రక్షన్ పుస్తకాలు మరియు వారెంటీలు ఈ సమాచారాన్ని వస్తువు యొక్క ఒకే గదిలో, పత్రిక హోల్డర్‌లో బహుళ మాన్యువల్‌లను నిల్వ చేస్తే ఉంచండి. కవర్‌కు రశీదు మరియు వారంటీ కార్డును ప్రధానంగా ఉంచండి.
